Zo verdelen we het werk bij een verhuurmutatie
01-03
Het systeem
Opzegging getoetst, voor- en eindopname ingepland
04
AI
Kiest de brief uit jullie eigen set, op opzeggingsreden
05
Jij
Controleert en verstuurt. Vastgelegd op naam en datum
06
Het systeem
Eindafrekening klaar, openstaande posten getoetst
Het opzeggingsproces ging van tweeëntwintig stappen naar drie
Niet omdat er werk verdween, maar omdat het systeem de stappen zet die het zelfstandig kan nemen. Wat overblijft is wat een mens moet doen.
Opzegging indienen
De huurder doet het zelf via het huurdersportaal
Opnames inplannen
Voor- en eindopname automatisch in de agenda
Brief bevestigen
Jij controleert en verstuurt
Zo hebben we het werk verdeeld
Een verhuurmutatie telt tientallen stappen. De meeste liggen vast: de opzegtermijn, wie een opname mag doen, welke controle daarna volgt. Die stappen doet het systeem exact zoals jullie ze hebben afgesproken. Een paar stappen vragen om inzicht: waarom zegt deze huurder op, wat staat er op deze foto, welke brief hoort hierbij? Die doet AI. Op de plek waar jij een besluit neemt, staat jouw naam eronder.
Vast waar het vast is
Termijnen, SLA’s en de procesafspraken die jullie zelf hebben vastgelegd. Het systeem volgt daarnaast het VERA-datamodel, de sectorstandaard waarmee een dossier in Zig365 dezelfde taal spreekt als de systemen van ketenpartners.
AI waar het niet vast is
Een melding in eigen woorden, een foto van schade, een opzeggingsreden die niet in een vakje past. AI leest mee, herkent waar het over gaat en zet het vervolg klaar: de juiste brief, de vermoedelijke oorzaak, de route die past.
Jij bevestigt
Bij elk voorstel zie je waarop het is gebaseerd. Je zegt ja, of je kiest een andere weg. Wat jij besluit staat in het dossier, terug te vinden bij naam en datum.
Stap voor stap, bij een verhuurmutatie:
Vast in regels
AI interpreteert
Jij bevestigt
Voor de bestuurder: AI neemt in geen van de drie processen op deze pagina het besluit. Bij verhuurmutatie, reparatie en incasso ligt de keuze altijd bij een medewerker, met een navolgbare reden in het dossier. Dat geldt ook als een toezichthouder of een externe auditor er later naar vraagt.
Drie processen, van melding tot afhandeling
Geen roadmap, maar wat er nu draait. Kies een proces en zie welke stappen het systeem zelf zet, waar AI meedenkt en waar jij bevestigt.
Van opzegging tot nieuwe huurder raakt dit ene proces het dossier van de huurder, de agenda van de opzichter en de eindafrekening bij Financiën, in één doorlopende keten. Bij het inplannen van de vooropname ziet de opzichter zelf welke collega's beschikbaar zijn en wie ook de eindopname kan doen. Kiest hij daarvoor, dan staan beide opnames bij dezelfde persoon. Afwijken kan altijd.
Opzegging verwerkt
Termijn en voorwaarden automatisch getoetst
Vooropname ingepland
Agenda opzichter en huurder gematcht
Eindopname ingepland
Dezelfde opzichter voorgesteld, tenzij jij afwijkt
Brief opgesteld
AI kiest uit jullie eigen briefset, op basis van de opzeggingsreden
Verzending
Jij controleert en verstuurt
Eindafrekening klaar
Openstaande posten en eindstand getoetst
Beeldherkenning bij een reparatiemelding gebruiken jullie medewerkers al. De volgende stap is de huurder zelf. Die maakt een foto, spreekt of typt erbij wat er is gebeurd, en krijgt terug wat het waarschijnlijk is. Klopt het, dan staat het verzoek meteen goed in het systeem, met foto en tekst erbij. Klopt het niet, dan gaat de huurder gewoon verder zonder AI, het voorstel is nooit verplicht.
Foto en tekst gelezen
AI interpreteert
Mogelijke oorzaak
AI stelt voor
Klopt dit?
Huurder bevestigt
Verzoek ingediend
Met foto en tekst
Recht en urgentie
Vast in regels
Afspraak en bericht
Vast in regels
Vroeg signaleren en een passende aanpak kiezen, met de dossierkennis erbij. Hier is het bevestigingsmoment geen formaliteit: de aanpak bij een huurder met geldzorgen blijft een besluit van de medewerker Incasso, nooit van het systeem. AI zet de gegevens en een mogelijke route klaar, inclusief de onderbouwing. De medewerker kiest, en die keuze staat vast in het dossier, ook als er later naar wordt gevraagd.
Achterstand gesignaleerd
Vast in regels
Dossier gelezen
AI interpreteert
Route voorbereid
AI stelt voor, met onderbouwing
Aanpak gekozen
Medewerker beslist
Regeling vastgelegd
Vast in regels
Opvolging gemonitord
Vast in regels
Het werk komt naar jou toe, en het antwoord ook
Je opent Zig365 en ziet wat er vandaag van jou wordt verwacht, op basis van de doorlooptijden en SLA’s die jullie zelf hebben afgesproken. Geen tegels waar je zelf doorheen moet zoeken, geen eigen Excel-lijst ernaast.
Van jou en van je team
Jouw werkvoorraad staat naast die van je collega’s. Loopt bij een teamgenoot een zaak uit de tijd, dan zie je dat en kun je een dossier overnemen voordat de SLA verloopt.
Het hele proces in beeld
Per processtap zie je hoeveel woningen er staan. Zo weet je niet alleen wat jij moet doen, maar ook waar het proces vastloopt, bijvoorbeeld bij het beoordelen van een offerte.
Alles bij de hand
Naast de taak staat de vastgoedkaart, het klantdossier, de volledige stappenhistorie en de documenten uit het DMS. Doorklikken naar Property of Customer kan altijd.
Navolgbaar tot de stap terug
Je ziet welke stappen zijn gezet, wie wat heeft gedaan, welke voorwaarden zijn getoetst en waarom een stap nog niet kan. Met links naar wat er nog mist.
Het werk komt naar jou toe, en het antwoord ook
Achter de assistent zit een verkeersregelaar die bepaalt waar je vraag over gaat en het antwoord ophaalt bij de juiste plek: de kennisbank, het klantdossier, het verhuurproces of de rapportage.
Het is overal dezelfde assistent, met dezelfde geschiedenis. Een gesprek dat je in Copilot begint, pak je in Customer weer op. Krijgt een medewerker Klantcontact een vraag van een huurder aan de lijn, dan opent de assistent vanzelf het dossier met een antwoordvoorstel uit de kennisbank erbij, plus wat daarna nog te doen staat. De kennisbank hoeft niet meer apart open.
Inzicht zit in het proces
De cijfers die je nodig hebt, open je vanuit het proces waar je in zit. Je begint bij de doorlooptijd en klikt door tot de adressen waar het misgaat.
Antwoord uit de kennisbank, met de bron erbij.
Overzicht uit Zig365 | Matching, met links om ze meteen te openen. Vraag door: waarom staan ze stil?
De assistent vraagt terug over welke periode, en zet het per maand op een rij.
Uit Zig365 | Customer, met de bijbehorende dossiers.
Gebouwd op Business Central, met Microsoft aan tafel
Zig365 is een uitbreiding op Microsoft Dynamics 365 Business Central. We passen die kern niet aan, we bouwen erop verder met functionaliteit voor woningcorporaties, gevalideerd via AppSource. Daardoor landt elke nieuwe stap van Microsoft in AI, Azure en het Power Platform bij jou, zonder maatwerkschuld die je later inhaalt.
Klant, vastgoed, uitvoering en financiën staan op één datamodel, VERA-conform, in één kern. Daarom kan de assistent een stilstaande verhuurmutatie zelf ophalen, en kan een processtap de brieflogica uit Operations gewoon aanroepen.
Voor jullie IT-afdeling: dit is geen los AI-project naast Business Central. Dezelfde beheerorganisatie, dezelfde updates, dezelfde beveiliging die je al kent, met AI als onderdeel van de kern in plaats van een koppeling erbovenop.
Zo komt het vliegwiel op gang
Hoe we het hebben gebouwd
Op de standaarden van de sector
Verhuurmutatie, WWS, VERA, MJOP: het systeem kent de begrippen, de termijnen en de brieven die erbij horen. Daarnaast werkt het met de procesafspraken die jullie zelf hebben vastgelegd.
Geïntegreerd geleverd
Klant, vastgoed, uitvoering en financiën staan op hetzelfde datamodel. Koppelen doe je aan de buitenkant van het platform, niet tussen de stappen van je eigen werk.
Jouw besluit staat vast
Elk voorstel komt met de gegevens waarop het is gebaseerd. Je wijkt af zonder het proces opnieuw te starten, en bij elke stap zie je wie wat deed en welke voorwaarden zijn getoetst. Ook een externe toezichthouder kan dat dossier teruglezen.
Jullie data blijft van jullie
Alles blijft binnen jullie eigen Microsoft-omgeving. Zig gebruikt geen persoonsgegevens om modellen te trainen. Elke stap die AI zet is terug te vinden in het dossier, en documenten komen in het DMS terecht.
Medewerkers eerst
Nieuwe functies zetten we eerst open voor medewerkers, zodat zij ze kunnen gebruiken en beoordelen. Pas daarna zetten we de stap naar de huurder, en alleen als jullie dat willen.
Minder klikken, meer overzicht
Wat vroeger een tocht door meerdere schermen was, is nu één stap in je werkvoorraad. Met de vastgoedkaart, het dossier en de documenten binnen bereik.
Wat je waarschijnlijk nog wilt weten
Nee. Zig365 is een uitbreiding op Microsoft Dynamics 365 Business Central, geen los systeem ernaast. Klant, vastgoed, uitvoering en financiën staan op hetzelfde datamodel, dus AI werkt binnen dezelfde beheerorganisatie, updates en beveiliging die je al kent.
Nee. Zig gebruikt geen persoonsgegevens om modellen te trainen, en alle data blijft binnen jullie eigen Microsoft-omgeving.
Nee. Bij verhuurmutatie, reparatie-intake en incasso doet AI het voorstel en de onderbouwing, en bevestigt een medewerker het besluit. Die keuze staat vast in het dossier, ook terug te vinden als er later naar gevraagd wordt.
Zie het in jullie eigen verhuurmutatie
In een uur lopen we het proces door met jullie situatie erbij. Je ziet waar het systeem vast werkt, waar AI meedenkt en waar jij zelf bevestigt. Laat je gegevens achter en maak kennis met Zig365 | Copilot. Na het invullen van het formulier neemt een van onze consultants contact met je op om een persoonlijke demo te plannen.