Ons Huis kiest voor een nieuwe digitale basis voor beter werken en meer aandacht voor de huurder
Een overstap naar een nieuw kernsysteem maak je niet van de ene op de andere dag. Bij woningcorporatie Ons Huis in Apeldoorn wist directeur-bestuurder Arjen Jongstra dat die stap er aankwam. Toch hield hij de beslissing een periode tegen. “Zo’n overstap is ingrijpend voor medewerkers en we hebben veel ambities waar we onze tijd aan willen besteden. Het is als middelgrote corporatie kiezen waar je je tijd en geld aan besteedt, vertelt hij. Dus we zijn steeds per proces gaan optimaliseren. Op een gegeven moment heb je een groeiend landschap aan oplossingen, systemen en apps en mis je de samenhang. En sommige systemen sluiten niet goed op elkaar aan. Daarom is uitstellen geen optie meer. We moeten gaan werken met een nieuw eco- systeem zodat we verder kunnen bouwen aan onze ambities. Bij medewerkers is het besef er ook dat ons dit in de toekomst gaat helpen. Ons Huis, met ruim 6.500 woningen en 70 medewerkers, koos voor Zig365 als nieuwe basis voor de bedrijfsvoering.
Remon Lieverdink, informatiemanager bij Ons Huis, wijst op de snelheid waarmee de sector verandert: “De wereld is veranderd, en de vraag gaat razendsnel. Je wilt systemen die helpend zijn om je ambities waar te maken. We liepen steeds meer tegen de grenzen van onze systemen aan
Zig loopt qua ontwikkelingen in de sector voorop. Ze weten goed wat er nodig is en dat sluit aan bij onze ambities. Dat sprak aan,” zegt Arjen. “Wat voor mij ook belangrijk is, is dat het snel en goed blijft doorontwikkelen, want het gaat zo hard dat je het als corporatie zelf nooit kunt bijbenen. Dus de partner die we kiezen moet ons daarbij ondersteunen, begeleiden en inspireren. “
“Op de Aedes-dag zag ik welke stappen Zig zet met AI. Ik was echt onder de indruk.”
— Arjen Jongstra, directeur-bestuurder, Ons Huis
In een fusieverkenning met twee naburige corporaties kwam ook het systeemlandschap in beeld, en bleek dat veel samenwerkingspartners al met Zig werkten. Dat maakte de keuze voor Zig ook logisch.
“Als je kijkt naar de twee corporaties waarmee we nu al heel nauw samenwerken, en die al bij jullie zitten, dan wordt de keuze voor Zig eigenlijk de optelsom.”
— Arjen Jongstra, directeur-bestuurder, Ons Huis
Om de keuze niet alleen bestuurlijk te laten landen, organiseerde Ons Huis een dag waarop de hele organisatie kennis kon maken met het nieuwe systeem. Dat leverde meer op dan verwacht: Stefan Bosboom, sales bij Zig, had zelden een presentatie meegemaakt waarbij het voelde alsof de hele organisatie voor je neus zat. Voor Arjen was precies dat de kern: “Ik kreeg daar veel positieve respons op, en dat draagvlak is voor mij belangrijk.” De keuze voor Zig werd daarmee een keuze van de hele organisatie.
Concrete resultaten zijn er nog niet, de implementatie moet nog beginnen. Op klanttevredenheid verwacht Ons Huis ook niet per se een grote sprong: de organisatie scoort daar nu al mooie cijfers op, en manager bedrijfsvoering Edwin Burgerhout houdt de verwachtingen bewust bescheiden. De ruimte zit dus eerder in hoe de dienstverlening loopt dan in het cijfer zelf. Nog geen 6 tot 8 procent van de huurders gebruikt het huurdersportaal maandelijks, en daar ziet informatiemanager Remon Lieverdink nog volop potentie. Heel veel telefoonverkeer gaat over statusvragen in het proces. Als huurders en ketenpartners zelf in de portal of app kunnen zien hoe het staat met hun proces, dan voorkom je veel onnodige telefoontjes.
Ook op de werkvloer wordt winst verwacht. Edwin Burgerhout, manager bedrijfsvoering, ziet dat medewerkers relatief veel tijd kwijt zijn aan het zoeken van informatie. De tijd die je wint met goed werkende systemen wordt straks beter inzetbaar. Edwin verwacht daardoor vooral meer aandacht voor
Ons Huis heeft de klanttevredenheid nu al gemeten, nog voor de overstap. De score staat op een stevige acht. Dat cijfer wordt straks het ijkpunt om te laten zien wat er echt is veranderd. Arjen kijkt alvast vooruit: “Kijk je over twee of drie jaar terug, dan blijkt de organisatie vaak echt getransformeerd, niet alleen door de software maar door de hele nieuwe, digitale manier van werken en denken.”
Herken je het gevoel dat Arjen beschrijft, de twijfel over een overstap die eigenlijk allang op de agenda staat? Benieuwd hoe Zig365 | Operations dat proces makkelijker maakt? Neem contact op voor een gesprek.
