Een beheerorganisatie: hoe doe je dat in de praktijk?
Een woning staat al drie weken als ‘beschikbaar’ geregistreerd, terwijl hij allang verhuurd is. Wie dat oplost? Bij nogal wat corporaties hangt dat af van toeval. Wie kijkt er die dag toevallig naar?
Hoe dit ontstaat
Dat gaat zelden over slechte software. Het gaat over een beheerorganisatie die nooit is ontworpen, maar gewoon is ontstaan: iemand pakte ooit een taak op, een collega nam er een verantwoordelijkheid bij, en tegen de tijd dat iemand het opschrijft, werkt bijna niemand meer precies zoals er op papier staat.
Zodra de organisatie groeit, gaat dat ergens wringen. Een melding blijft liggen omdat niemand hem oppakt. Of twee mensen pakken hem allebei op – met het risico dat ze elkaar tegenwerken.
Maikel Vogelaar, Customer Success Manager bij Zig, hoort dit soort verhalen vaak terug in gesprekken met woningcorporaties. Daarom schreef hij er een whitepaper over.
“Bijna elk gesprek eindigt bij dezelfde vraag: wie is hier nu eigenlijk van? Meestal ligt dat niet aan de mensen. Er is gewoon nooit iemand geweest die dit bewust heeft ingericht. Deze whitepaper is wat ik de afgelopen jaren heb opgehaald bij corporaties die dat wél hebben gedaan.”
Maikel Vogelaar, Customer Success Manager bij Zig
Wat je eruit haalt
Een overzicht van de vier rollen in elke beheerorganisatie: kerngebruiker, proceseigenaar, functioneel beheer en I&A, wie er beslist en wie er signaleert, en wat er misgaat zodra een van die vier ontbreekt. Een eenvoudig afwegingskader voor het steeds terugkerende dilemma: pas je het proces aan, of de software? En vooral vijf collega’s uit het veld, bij Casade, Destion, Wooninc., Woonwenz en Leystromen, die vertellen wat bij hen wél werkte.
Een pasklare blauwdruk moet je er niet in zoeken. Volgens de white paper bestaat die helemaal niet. De principes die er wel in staan, komen terug bij succesvolle beheerorganisaties, van klein tot groot.
