Twee corporaties, één implementatie – de Opname-app als basis voor de toekomst
Groninger Huis en Wierden en Borgen trokken samen op bij de implementatie van de Opname-app. Wat begon als een praktische keuze, groeide uit tot een echte kennisuitwisseling.
“Dit hadden we eerder moeten doen.”
Een week nadat Groninger Huis live ging met de Opname-app, vroeg Wesley Mulder een collega naar zijn eerste indruk. Het oordeel na een week: “Dit hadden we eerder moeten doen. We merken nu echt al voordelen ten opzichte van de oude software.”
Dat zegt iets over de app. Maar ook over hoe het traject verlopen is. Groninger Huis en Wierden en Borgen – twee Groningse woningcorporaties met vrijwel hetzelfde IT-landschap, dezelfde regio en vergelijkbare dagelijkse uitdagingen – besloten de implementatie van de Opname-app samen op te pakken. Beide corporaties werken ook met Zig365 | Operations. De intentie om meer samen te doen was er al langer. Dit was het moment om het te gaan doen.
Kruisbestuiving
Zig-consultant Ruben Bouma begeleidde alle sessies gezamenlijk, met twee parallelle stromen: een Groninger Huis-groep en een Wierden en Borgen-groep. Alleen de livegang werd gesplitst.
De gezamenlijke sessies leverden meteen meer op dan gepland. Medewerkers van de twee corporaties begonnen elkaars processen te vergelijken. Hoe richt de ander het in? Waarom doen jullie het zó? Kan ik dat overnemen?
“Daarin merk je van beide kanten dat je een soort kruisbestuiving krijgt. Van: waarom doen jullie het zo, of waarom doen wij het zelf zo? Je krijgt dan die interne discussie: misschien kunnen we dit efficiënter inregelen.”
– Wesley Mulder, ICT Regisseur, Groninger Huis
Christiaan, kerngebruiker bij Wierden en Borgen, schreef in zijn terugkoppeling: “Leuk en interessant om te zien hoe de andere corporatie naar verhuur kijkt. Qua inrichting zijn er goede ideeën geopperd die je in eerste instantie misschien niet zelf bedenkt. Je hebt de vrijheid om dit over te nemen.”
Naarmate de sessies vorderden, leerden de groepen elkaar ook persoonlijk kennen. Lunchend, tussendoor pratend, openhartig over wat er echt speelde.
“Mensen kenden elkaar niet. Maar op een gegeven moment werd die groep steeds leuker en hechter.”
– Jasper Tijsma, Regievoerder ICT (interim), Wierden en Borgen
De huurder loopt de deur uit
Het concrete verschil zit in het mutatieproces. Vroeger stelden huurders regelmatig de volgende vraag: wanneer krijg ik mijn getekende documenten? Het antwoord was altijd: snel, we sturen ze op. Dat betekende nazorg, apart uittypen, later versturen.
Die stap bestaat niet meer.
Documenten worden vooraf klaargezet en ter plekke in de Opname-app ondertekend. Direct beschikbaar, nog in de woning.
“De huurder loopt de deur uit, heeft de sleutel, heeft zijn documenten – en wij zijn in principe ook klaar.”
– Wesley Mulder, Groninger Huis
De automatisering gaat verder. Kenmerken voor de woningwaardering worden direct weggeschreven. Medewerkers leggen niets meer op twee plekken vast. Minder handwerk, minder foutgevoeligheid.
Win-win, dikke 8 – en daarna verder
Het eindoordeel van beide corporaties: een dikke 8, voor het traject én de samenwerking met Zig. Jasper: “Uiteindelijk was het een moetje, want het oude systeem had zijn beste tijd gehad. Maar het heeft wel geresulteerd in een betere oplossing. En dat is alleen maar mooi.”
De samenwerking tussen de twee corporaties houdt niet op bij de livegang. Medewerkers weten elkaar nu makkelijk te vinden, ook buiten Zig-vraagstukken. “Nu weten mensen elkaar heel makkelijk te vinden, want je hebt samen zo’n project gedaan,” zegt Jasper. Wanneer Zig nieuwe functionaliteiten introduceert, pakken ze dat waarschijnlijk ook samen op.
